C’est une obligation légale notamment pour les sociétés commerciales (EURL, SARL, SA, SAS, SASU…).

Il arrive souvent que les dirigeants de ces sociétés préfèrent sauvegarder le secret de leurs affaires plutôt que de répondre à cete obligation légale de publication. Et nombre sont les personnes de leur entourage à parler des quantités de sociétés qui ne publient pas leurs comptes depuis des années sans être sanctionnées. Ces dirigeants en viennent même à se demander s’il est réellement obligatoire de publier les comptes au greffe, alors même qu’ils commencent à recevoir des relances et à être menacés des sanctions applicables par le greffe.

Or, des jurisprudences régulières rappellent que le secret professionnel n’est pas valable face à une obligation et que les sanctions peuvent être appliquées (ex : Cours Cass. crim. 28/01/2009 – pourvoi 08-80.884).

Le non dépôt des comptes annuels est une contravention de 5ème classe (Code de commerce R 247-3) qui peut monter à 1500 euros envers le dirigeant par année non déposée et 7500 pour la société avec de surcroît des astreintes élevées. Le tribunal peut même désigner un mandataire pour faire ces publications. Et ceci sans même aborder le fait que cela constitue une faute de gestion avec toutes les conséquences possibles sur la responsabilité limitée par exemple.

Il est donc important de faire le point sur ses obligations juridiques (au delà même des comptes sociaux) pour ne pas prendre de tels risques.

Les donneurs d’ordres (exemple : SSII ou clients finaux) doivent pour tout contrat supérieur à 3000 € vérifier à la signature du contrat et tous les 6 mois que son cocontractant (exemple : sous-traitant donc notamment freelance) respecte toutes les formalités et démarches dont l’absence caractèrise le travail dissimulé. S’il ne le fait pas, sa responsabilité pourrait être engagée (Code du Travail L. 8222-1, L. 8222-2 et R. 8222-1).
Que doit demander le donneur d’ordre pour limiter sa responsabilité (dans le cas d’une prestation de service informatique) ?

1. Une attestation URSSAF de moins de 6 mois.
2. Une attestation fiscale de moins de 6 mois.
3. Un extrait kbis si le sous-traitant est en société, sinon un avis de situation sirene.
4. Une attestation certifiant que le travail est effectué par des personnes employées régulièrement au regard du Code du Travail et/ou par un TNS à jour de ses déclarations sociales et fiscales.
5. Une attestation, le cas échéant, que le travail est effectué par des sous-traitants auprès de qui l’entreprise a procédé aux même vérifications.

Il faut donc :

En effet, pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, face à un impayé ou lors d’un contrôle, il est important de respecter quelques règles de prudence et vous prémunir de situations fort déplaisantes.

Lorsque vous êtes en relation avec un nouveau partenaire, prestataire, intermédiaire ou client en amont ou en aval en tant que sous-traitant, fournisseur :

1. vérifier s’il est bien immatriculé et que l’entreprise existe toujours
2. vérifier qu’il n’y a aucune procédure sociale en cours (liquidation, redressement…)
3. vérifier pour une société que les bilans sont bien déposés (au delà d’un an de retard c’est anormal).
4. vérifier sur google les appréciations sur cette structure

Liens utiles pour vos recherches :

• infogreffe.fr
• societe.com
• coface rating dans recherche d’une entreprise
• score3.fr
• répertoire siren accessible par le site insee.fr

En fait, chacun de ces sites donne des accès, gratuitement, à des informations différentes et complémentaires. Il est donc préférable d’en visiter plusieurs.

Pour avoir des informations plus précises, il vous faudra commander des documents comme des k-bis sur ces sites (si vous prévoyez de signer un contrat de prestation ou autre).

Il est à noter que :

• Il est bon de vérifier au moins une fois tous les 6 mois qu’il n’y a aucune procédure en cours chez ses partenaires.
• Pour un sous-traitant, demandez lui une fois par an un document de l’urssaf indiquant qu’il est à jour de ses cotisations et des impôts qu’il est à jour pour ses obligations fiscales. En effet, en cas de contrôle cela pourrait être à vous de payer s’il ne l’a pas fait.

En espérant que ces quelques conseils vous éviterons des écueils pénibles qui souvent mettent en péril et ou détruise votre entreprise.