C’est une obligation légale notamment pour les sociétés commerciales (EURL, SARL, SA, SAS, SASU…).

Il arrive souvent que les dirigeants de ces sociétés préfèrent sauvegarder le secret de leurs affaires plutôt que de répondre à cete obligation légale de publication. Et nombre sont les personnes de leur entourage à parler des quantités de sociétés qui ne publient pas leurs comptes depuis des années sans être sanctionnées. Ces dirigeants en viennent même à se demander s’il est réellement obligatoire de publier les comptes au greffe, alors même qu’ils commencent à recevoir des relances et à être menacés des sanctions applicables par le greffe.

Or, des jurisprudences régulières rappellent que le secret professionnel n’est pas valable face à une obligation et que les sanctions peuvent être appliquées (ex : Cours Cass. crim. 28/01/2009 – pourvoi 08-80.884).

Le non dépôt des comptes annuels est une contravention de 5ème classe (Code de commerce R 247-3) qui peut monter à 1500 euros envers le dirigeant par année non déposée et 7500 pour la société avec de surcroît des astreintes élevées. Le tribunal peut même désigner un mandataire pour faire ces publications. Et ceci sans même aborder le fait que cela constitue une faute de gestion avec toutes les conséquences possibles sur la responsabilité limitée par exemple.

Il est donc important de faire le point sur ses obligations juridiques (au delà même des comptes sociaux) pour ne pas prendre de tels risques.

Les donneurs d’ordres (exemple : SSII ou clients finaux) doivent pour tout contrat supérieur à 3000 € vérifier à la signature du contrat et tous les 6 mois que son cocontractant (exemple : sous-traitant donc notamment freelance) respecte toutes les formalités et démarches dont l’absence caractèrise le travail dissimulé. S’il ne le fait pas, sa responsabilité pourrait être engagée (Code du Travail L. 8222-1, L. 8222-2 et R. 8222-1).
Que doit demander le donneur d’ordre pour limiter sa responsabilité (dans le cas d’une prestation de service informatique) ?

1. Une attestation URSSAF de moins de 6 mois.
2. Une attestation fiscale de moins de 6 mois.
3. Un extrait kbis si le sous-traitant est en société, sinon un avis de situation sirene.
4. Une attestation certifiant que le travail est effectué par des personnes employées régulièrement au regard du Code du Travail et/ou par un TNS à jour de ses déclarations sociales et fiscales.
5. Une attestation, le cas échéant, que le travail est effectué par des sous-traitants auprès de qui l’entreprise a procédé aux même vérifications.

Il faut donc :

La réparation d’un préjudice causé à autrui est une obligation légale : cf. articles 1382 & 1147 du code civil.

Les professions soumises à obligation légale sont les professions règlementées : experts comptables, commissaires aux comptes, avocats, agents immobiliers, professions médicales, assureurs… ainsi que certaines professions définies par le législateur comme les agences de voyages, diagnostiqueurs immobiliers, etc.

Pour les autres professions il n’y a pas d’obligation légale mais les risques demeurent bien réels, en particulier dans les métiers de l’informatique et des NTIC.
L’erreur est humaine : vous-mêmes ou vos employés pouvez involontairement manquer à un engagement contractuel, être tenus pour responsables d’une négligence, d’une omission, etc…
L’entreprise cliente peut alors s’estimer lésée sur le plan opérationnel, financier ou légal à la suite de votre intervention.

Quelques exemples :

Défaut de conseil : Le choix d’une architecture informatique s’avère mal adapté aux besoins du client et nécessite une étude complémentaire, des modifications du matériel. Votre client vous réclame l’indemnisation de son préjudice.

Retard accidentel dans la prestation : Vous êtes immobilisé plusieurs semaines suite à un accident. Le développement est stoppé et engendre une baisse d’activité significative pour le client. Les conséquences pécuniaires de cette baisse d’activité devront être indemnisées.

Pertes de données : L’installation d’un nouveau logiciel a provoqué une perte de données qui va nécessiter de faire appel à un prestataire extérieur pour reconstituer les données perdues à partir des archives papier. L’ensemble des conséquences pécuniaires de cette perte de données devra être remboursé.

Violation de droit à l’image : Suite au développement d’un site Web pour un de vos clients, vous êtes mis en cause pour l’utilisation d’une image faisant l’objet de droits d’auteur que vous n’avez pas acquis. Le propriétaire réclame des dommages et intérêts.

Défaut de fonctionnement : Suite à une coupure de courant dans votre salle d’hébergement, votre client n’a plus accès à son système informatique qu’il vous avait confié et demande des dommages et intérêts.

Dommages aux biens confiés : A la suite de travaux de maintenance sur une unité centrale, vous endommagez le disque dur de votre client. La perte de données et l’installation d’un nouveau disque dur engendrent des frais supplémentaires (recours à un prestataire, baisse du chiffre d’affaires généré par le délai de remise en état…)

Confidentialité : Votre client met en cause votre responsabilité dans la diffusion d’informations confidentielles sur un nouveau produit avant son lancement. Il vous réclame des dommages et intérêts.

Violation des droit de logo : Vous êtes mis en cause à la suite de la création d’un logo proche d’un logo déjà existant. Vous devez payer les droits d’auteurs réclamés à votre client.

Dans l’exercice de vos métiers, on distingue :

1. La RC Pro (Responsabilité Civile Professionnelle) : elle est engagée pour tous les actes professionnels effectués par l’entreprise en raison des préjudices causés :
- aux clients ou aux fournisseurs dans le cadre de leurs relations contractuelles.
- à des tiers, par la prestation effectuée, même en-dehors de tout rapport contractuel.

Les préjudices résulteront des évènements suivants : faute professionnelle, omissions ou négligences, erreurs de conception ou d’appréciation, manque de diligence ou de prudence, insuffisance dans les préconisations, conseils, formation ou assistance technique inadaptée, retard dans la prestation, abus de propriété intellectuelle, violation du droit à l’image, non conformité, défaut de performance etc… Voir exemples ci-dessus.

2. La Responsabilité Civile Exploitation : elle couvre votre responsabilité à l’égard des tiers avant l’achèvement des prestations. Exemple : vous endom_ magez un matériel chez un client, vous êtes responsable d’un incendie chez un client ou un tiers, une personne se blesse lors d’une visite dans vos locaux.

3. La responsabilité civile employeur : en qualité d’employeur, vous êtes responsable des préjudices subis par vos employés.
Exemple : accident du travail, maladie professionnelle etc…

Les professionnels non soumis à obligation légale d’assurance, recherchent fréquemment des couvertures d’assurance afin de :
- Présenter à leurs propres clients des montants de garantie RC Professionnelle appropriés aux risques réellement encourus,
- Utiliser leur assurance RC professionnelle comme argument commercial, mettant en exergue leur professionnalisme.
- Répondre à la demande de certains clients exigeant une garantie RC Professionnelle.
- Travailler plus sereinement, dans un environnement ou les réclamations sont de plus en plus fréquentes.

Concernant le coût d’une assurance responsabilité civile professionnelle, il dépendra de l’activité (exposition aux risques) et du chiffre d’affaire de l’entreprise.

En effet, pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, face à un impayé ou lors d’un contrôle, il est important de respecter quelques règles de prudence et vous prémunir de situations fort déplaisantes.

Lorsque vous êtes en relation avec un nouveau partenaire, prestataire, intermédiaire ou client en amont ou en aval en tant que sous-traitant, fournisseur :

1. vérifier s’il est bien immatriculé et que l’entreprise existe toujours
2. vérifier qu’il n’y a aucune procédure sociale en cours (liquidation, redressement…)
3. vérifier pour une société que les bilans sont bien déposés (au delà d’un an de retard c’est anormal).
4. vérifier sur google les appréciations sur cette structure

Liens utiles pour vos recherches :

• infogreffe.fr
• societe.com
• coface rating dans recherche d’une entreprise
• score3.fr
• répertoire siren accessible par le site insee.fr

En fait, chacun de ces sites donne des accès, gratuitement, à des informations différentes et complémentaires. Il est donc préférable d’en visiter plusieurs.

Pour avoir des informations plus précises, il vous faudra commander des documents comme des k-bis sur ces sites (si vous prévoyez de signer un contrat de prestation ou autre).

Il est à noter que :

• Il est bon de vérifier au moins une fois tous les 6 mois qu’il n’y a aucune procédure en cours chez ses partenaires.
• Pour un sous-traitant, demandez lui une fois par an un document de l’urssaf indiquant qu’il est à jour de ses cotisations et des impôts qu’il est à jour pour ses obligations fiscales. En effet, en cas de contrôle cela pourrait être à vous de payer s’il ne l’a pas fait.

En espérant que ces quelques conseils vous éviterons des écueils pénibles qui souvent mettent en péril et ou détruise votre entreprise.